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Hanseaticsoft hat ein Softwareprogramm entwickelt, mit dem alle Anwender eines Unternehmens auf dieselben Daten zugreifen können. Das minimiert Fehler, verkürzt Prozesse und sorgt für Transparenz.
Reedereien und andere Unternehmen der Schifffahrtsbranche benötigen heutzutage eine Vielzahl von Informationen, die in der Regel als digitale Daten zur[ds_preview] Verfügung stehen. Die Kunst besteht darin, diese Daten so aufzubereiten, dass sie für die Anwender nutzbar sind, dass also die Nutzer möglichst einfach und schnell die für sie relevanten Informationen bekommen.

Fokus auf einfacher Bedienbarkeit

Das waren auch die Hauptziele von Alexander Buchmann, Geschäftsführer des Unternehmens Hanseaticsoft, bei der Entwicklung des Cloud Fleet Managers. »Wir haben den Fokus auf die einfache Bedienbarkeit gelegt«, sagt Buchmann. Vieles laufe deshalb über Drag-and-Drop-Funktionen und Farbkodierungen. Auch computerunerfahrene Mitarbeiter sollen so die für sie relevanten Daten finden und bearbeiten können. »Die Anwender sollen durch das System geleitet werden«, erläutert Buchmann die Idee dahinter.

Der Cloud Fleet Manager ist in drei Bereiche unterteilt. Den verschiedenen Abteilungen steht eine Vielzahl fachspezifischer Anwendungen zur Verfügung. Im Portal erhalten Benutzer die wichtigsten Informationen über ihre Reederei. Relevante Termine oder Fristen werden dort ebenso angezeigt wie Neuigkeiten, Geburtstage, Dienstreisen oder Urlaubsplanungen. Welche Auskünfte darüber hinaus für die Nutzer am bedeutendsten sind, wird im Vorfeld mit dem Kunden abgestimmt. Auf dieser Basis erarbeitet Hanseaticsoft schließlich eine individuelle Lösung. Ergänzt wird der Cloud Fleet Manager durch die schiffsseitige Anwendung, den Cloud Ship Manager, in dem schiffs- und crewrelevante Daten eingesehen und gepflegt werden können.

Beim Cloud Fleet Manager werden einzelne Schiffe der Flotte in kleinen Icons abgebildet. Beim Klick auf das jeweilige Schiff bekommt der Anwender detailliertere Informationen, beispielsweise über Fahrpläne, Crew oder anstehende Inspektionen der Fahrzeuge. Auch Noon-Reports gehören dazu. Diese können zusätzlich mit einfachen Symbolen wie Sonne oder Wolken visualisiert werden. Ferner können die Reedereien an Land mit Hilfe der World Map auf einer Karte die aktuellen Positionen der Schiffe verfolgen. Es sei auch möglich, Benachrichtigungen anzufordern, wenn Schiffe in Krisengebiete fahren oder sie verlassen. Somit könnten rechtzeitig entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden, verdeutlicht Buchmann weitere Fuktionen der Software.

Der zweite Bereich umfasst die sogenannten Apps, die auf die Abteilungen zugeschnitten sind und auf Probleme und Aufgaben hinweisen. Wichtige Daten, z. B. Termine für Klassearbeiten, werden zusätzlich farblich gekennzeichnet. »Das reduziert die Möglichkeit des Vergessens auf ein Minimum«, sagt der Hanseaticsoft-Geschäftsführer. Mit dem Cloud Crewing lässt sich das Crew Management optimieren. Auf dem sogenannten Dashboard werden anstehende Aufgaben angezeigt. Das Performance Reporting digitalisiert den gesamten Prozess von der Schiffsführung über den Crew Manager bis zum Inspektor und vereinfacht so die Auswertung von Beurteilungen, erklärt Buchmann. Personalstammdatenverwaltung, Einsatzplanung oder praxisbezogene Reports gehören ebenfalls zum Leistungsumfang.

Die gesamte Software greift auf einen zentralen Datenbestand zu. Somit können Änderungen, beispielsweise von Fahrplänen, die von der Crew an Bord mit dem Cloud Ship Manager erstellt werden, aktuell ins System eingearbeitet werden. »Alle Beteiligten wissen jederzeit über kurzfristige Umleitungen von Schiffen bescheid, können Aufgaben an zuständige Mitarbeiter delegieren und haben Zugriff auf alle Kontaktdaten, beispielsweise von Agenten, Charterer und Werften, ohne langwieriges Suchen oder Ablegen in Archiven«, so Buchmann zu den Vorteilen. Dadurch kommt es nicht zu Überschneidungen der Daten oder Lücken. Vorgenommene Änderungen beziehungsweise Eingaben werden darüber hinaus vom System dokumentiert. Somit ist eine Nachverfolgbarkeit gegeben.

Inspection Report gefragt

Seit Herbst 2014 gibt es für den Cloud Fleet Manager eine neue App – den Inspection Report. Erstmals wurde dieser Zusatz auf der Shipbuilding Machinery & Marine Technology (SMM), der größten Schiffbaumesse der Welt, in Hamburg vorgestellt. Nach einer Weiterentwicklung der App seien jetzt die wesentlichen Elemente eingearbeitet worden, sagt Buchmann.

Wenn ein Schiffsinspektor an Bord geht, kann er mit Hilfe der App sofort digital seinen Report schreiben. Papier ist also nicht mehr nötig und auch die Zeit, die es normalerweise dauert, bis ein solcher Report erstellt wird, reduziert sich nach Angaben von Buchmann in erheblichem Maße. Der Schiffsinspektor wird anhand von Fragen, die er zumeist mit ja oder nein beantworten kann, durch das Programm geleitet. »Natürlich besteht auch die Möglichkeit, Notizen zu machen«, ergänzt Buchmann. Ferner ist es möglich, Fotos hochzuladen und so die Prüfung beziehungsweise den Zustand der geprüften Teile zu visualisieren. »Im Idealfall dauert es nur wenige Stunden, bis der komplette Report erstellt werden kann«, beschreibt der Hanseaticsoft-Manager. Früher habe das bis zu sechs Wochen in Anspruch genommen.

Neben der Zeitersparnis gibt es noch einen weiteren Vorteil. Dieser betrifft die Vergleichbarkeit der Daten zu vorigen Reports. Gerade wegen der schnellen und einfachen Dateneingaben sei diese App bei Nutzern sehr beliebt, erklärt Buchmann.

Seinen Angaben zufolge nutzen bisher acht Reedereien den Cloud Fleet Manager. Eine davon ist die Peter Döhle Schiffahrts KG, welche seit 2013 mit dem System arbeitet und es bereits auf rund 90 Schiffe einsetzt. Darüber hinaus gebe es rund 15 Interessenten. Viele hätten sich die Software Mitte März auf der Digital Ship, einer Messe in Hamburg, angesehen. Buchmann war mit der Resonanz sehr zufrieden. Jetzt gelte es, die möglichen Interessenten zu kontaktieren. Zudem ist eine Weiterentwicklung des Systems geplant, indem zusätzliche »für die Schifffahrt relevante Module entwickelt werden sollen.« Zwar gibt es bereits die Möglichkeit, die Software auf PC, Tablets, oder Mobiltelefonen zu nutzen, Ziel sei es dennoch auch die Mobilität der Systeme für die Benutzer zu erhöhen.


Thomas Wägener