Bündelung von Lieferungen senkt Kosten

Der Reederei Oldendorff ist es gelungen, durch die Bündelung der Lieferungen der Ausrüstung sowie durch eine neue Kategorisierung die Kosten für ihre Schiffe zu reduzieren. Thomas Wägener informiert über die getroffenen Maßnahmen

Auf der ShipServ Smart Procurement Konferenz in Hamburg Ende März dieses Jahres sprach Erik Graumann, der bei der Reederei Oldendorff[ds_preview] den Bereich Beschaffung leitet, über die einzelnen Schritte, die es dem Schifffahrtsunternehmen ermöglich haben, die Kosten für Ersatzteile und sonstige Bordausstattung zu reduzieren.

Die Flotte verkehre weltweit, daher sei es schwierig, im Voraus zu berechnen, wo sich die Schiffe befänden, wenn Bordequipment angeliefert werden müsse, so Graumann. Deshalb hat das Unternehmen weltweit Lagerhäuser errichtet, die in der Nähe der Hersteller liegen. Von dort aus sind die wesentlichen Schifffahrtszentren für die Anlieferung von Waren schnell zu erreichen. »Je nach dem, wo sich die Schiffe gerade befinden, kommt der Logistik eine hohe Bedeutung zu. Das kostet Geld«, sagt Graumann. Deshalb seien die Lager nicht nur in Singapur, Shanghai und Rotterdam gebaut worden, sondern auch in der Asien-Pazifik-Region, im Bereich des Mittelmeers und in den USA. Weil etwa 30% der jährlich über 1.000 Lieferungen per Schiff abgewickelt werden müssten, sei die Verfügbarkeit der Materialien von ähnlich großer von Bedeutung wie die Preise, bekräftigt die Reederei. »Wir müssen daher die Gesamtzahl der Bestellungen reduzieren«, stellt Graumann klar.

Aufgrund der verbesserten Planung hat sich das Schifffahrtsunternehmen genau das zum Ziel gesetzt. Im vergangenen Jahr gab es im Durchschnitt 13 Bestellungen pro Schiff. In diesem Jahr soll die Zahl aufgrund der getroffenen Maßnahmen auf sechs zurückgehen. Damit könnten die Kosten von jährlich rund 11Mio. € für die Bestellungen der gesamten Flotte um 500.000€ gesenkt werden – allein durch geschicktere Planung.

Sobald der Fahrplan des jeweiligen Schiffes festgelegt ist, kann darüber entschieden werden, in welchen Häfen die bestellten Artikel an Bord kommen sollen, auch wenn einige Teile möglicherweise erst eingeflogen werden müssen. Um effektiv vorhersagen zu können, was benötigt werde, müsse man sich vorher einen genauen Überblick darüber verschaffen, welche Artikel noch vorhanden seien. Angesichts der verschiedenen Kulturen an Bord sei dies mitunter durchaus eine Herausforderung, beschreibt der Einkaufsexperte.

Komplexität reduzieren

Graumanns Strategie ist zudem, komplexe Bestellungen zu vereinfachen. Dafür sollen die Verbrauchsmaterialien in Gruppen und Kategorien zusammengefasst sowie in Einheiten wie Meter, Stückzahl, Kilo oder Liter angegeben werden, wo immer dies möglich ist. Dies bei den Lieferanten zu erfragen, und vor allem Daten darüber zu erhalten, sei bisher allerdings eine große Herausforderung gewesen. »Der Katalog der International Marine Purchasing Association umfasst etwa 42.000 Artikel, von denen unsere Schiffe nur zwischen ein paar hundert und rund 1.000 pro Jahr benötigen«, erläutert er. Daraus ergäben sich aber, auf die gesamte Flotte bezogen, jährlich tausende von Bestellungen.

Um die Zahl der Aufträge zu reduzieren, hat die Reederei beschlossen, die Dinge selbst in die Hand zu nehmen. In einem ersten Schritt ging es darum, die Lieferdaten besser zugänglich zu machen. Deshalb haben die auf den Schiffen und an Land tätigen Mitarbeiter gemeinsam einen Katalog entwickelt, in dem etwa 2.000 Artikel aufgeführt sind. »Daran sollen sie sich künftig bei ihren Bestellungen orientieren«, sagt Graumann. Es sei also eingegrenzt, welche Artikel an Bord eines Oldendorff-Schiffes benötigt würden.

Da kurzfristige Bestellungen laut dem Einkaufschef einen großen Teil der Lieferungen ausmachen, seien auf verschiedenen Schiffen unterschiedliche Artikel in Gebrauch. Eine Standardisierung sei daher schwierig.

Deshalb habe es Bedarf an Einkaufsteams gegeben, um einen besseren Überblick darüber zu erhalten, welche Materialien die einzelnen Schiffe angefordert hätten. Hinzu kommt, dass die Schiffe von verschiedenen Herstellern ausgerüstet werden, und nicht alle bestellten Teile werden tatsächlich verwendet.

Graumann schätzt, dass es rund 260.000 potenzielle Ersatzteile für die gesamte Flotte gibt. Eine Menge, die es zu reduzieren gelte.

Ein Bereich, in dem Oldendorff durch die getroffenen Maßnahmen nun leistungsorientierter sei, sei die Planung von Teilen für Haupt- und Hilfsmotoren, sagt Graumann. Dadurch könne eine genauere Vorhersage für Instandhaltungen und Ersatzlieferungen erfolgen, ein Prozess, den auch die Zulieferer anregten.

Konsistenz der Daten verbessern

Reeder fangen zwar an, sich in Richtung der flottenbasierten IT zu orientieren, dafür bedarf es aber noch saubererer Daten, die für eine Bestellung miteinander verglichen und genutzt werden können. Ein Online-Marktplatz könnte eine Vielzahl dieser Daten vorhalten. Für Schiffseigner können zu viele Daten nach Ansicht Graumanns aber ebenso zu einem Problem werden, wie zu wenige.

Man benötige in jedem Fall einen besseren Zugang zu Daten. Die Informationen seien zwar vorhanden, allerdings nicht immer in der Güte und der Form, in der sie gebraucht würden. »Es gibt sicher Dinge, die nicht standardisiert werden können, und man kann auch nicht alles wissen. Wenn wir aber Kenntnis darüber haben, welche Produkte häufig benötigt werden, denke ich, dass wir sie besser und effizienter beschaffen können«, ist Graumann überzeugt.